湖南省档案条例

湖南省第十四届人民代表大会常务委员会

公    告

第70号

《湖南省档案条例》于2025年11月27日经湖南省第十四届人民代表大会常务委员会第十九次会议通过，现予公布，自2026年1月1日起施行。

湖南省人民代表大会常务委员会

2025年11月27日

湖南省档案条例

（2025年11月27日湖南省第十四届人民代表大会常务委员会第十九次会议通过)

第一条　根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等法律、行政法规，结合本省实际，制定本条例。

第二条　在本省行政区域内从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理等活动，适用本条例。

第三条　档案工作应当坚持和加强党的领导，全面贯彻党的路线方针政策和决策部署，健全党领导档案工作的体制机制，加强档案机构和队伍建设，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。

第四条　县级以上人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入本级财政预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应；加强档案基础设施建设，推动档案科技创新和信息化建设。

乡镇人民政府、街道办事处应当建立健全档案工作制度规范，明确人员管理本单位档案，按照规定向有关档案馆移交档案，并对所属单位和基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。

第五条　档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的档案工作实行监督和指导。

第六条　县级以上人民政府以及档案、党史、地方志、教育、科技、文化和旅游、新闻出版、广电等有关部门和单位应当加强档案宣传教育，普及档案知识，传播档案文化，增强全社会档案意识。

广播、电视、报刊、互联网等媒体应当配合开展档案公益宣传，支持档案事业发展。

鼓励和支持在档案领域开展跨区域、跨行业交流合作，参与国际档案专业组织活动和友好交流活动。

鼓励社会力量通过捐献、资助、志愿服务等方式，参与和支持档案事业发展。

第七条　县级以上人民政府以及有关部门应当加强档案人才队伍建设，实施人才培养计划，加强专家型、应用型人才培养，鼓励建设档案人才培养基地和实训基地，支持高等院校、职业学校设立档案学等相关专业。

档案主管部门、档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当为档案工作人员的教育培训、职称评审、岗位聘用等创造条件，不断提高档案工作人员的专业知识水平和业务能力。

第八条　机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当履行档案工作主体责任，建立档案工作责任制，健全单位主要负责人承担档案完整和安全第一责任人职责的相关制度，提供档案安全保管场所，合理安排档案工作经费，维护档案的真实、准确、完整、系统、可用和安全。

机关、团体、企业事业单位以及其他组织的档案机构、档案工作人员应当加强对本单位档案工作的统筹协调以及内设机构的业务指导。各内设机构应当按照有关标准规范做好本机构文件材料的整理、归档工作并定期移交；任何内设机构和个人不得拒绝归档或者据为己有。

机关、群团组织、国有企业事业单位应当明确本单位的归档范围和档案保管期限，报同级档案主管部门审核同意后施行，并负责审核所属单位的归档范围和档案保管期限。单位内设机构或者工作职能发生重大变化的，应当及时调整归档范围和档案保管期限，经重新审核同意后施行。

村（居）民委员会应当落实村（社区）档案管理制度，明确人员负责档案工作。不具备安全保管条件的，应当将档案交由乡镇人民政府、街道办事处代为保管。

第九条　档案馆的设置、变更和管理应当符合国家有关规定。档案馆包括国家档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆;国家档案馆分为综合档案馆和专门档案馆。

档案馆应当按照国家有关规定，编制档案收集范围细则和工作方案，经同级档案主管部门审核同意并报上级档案主管部门备案后施行。

国家档案馆应当配备与其职责和规模相适应的专业人员，收集本馆分管范围内的档案；按照规定整理、保管档案；依法向社会开放档案，并采取各种形式研究、开发利用档案资源；开展档案宣传教育，发挥档案爱国主义教育和历史文化教育功能，更好地服务党和政府工作大局、服务人民群众。

第十条　列入档案馆收集范围的档案，机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当按照标准和有关要求向有关档案馆移交；对符合移交标准的档案，档案馆不得拒绝接收；对不符合移交标准的档案，应当书面告知整改要求。向档案馆移交传统载体档案时，已经形成的档案数字化成果，应当同步移交。

专业性较强或者需要保密的档案，经同级档案主管部门同意可以延长移交期限。由于单位保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致不安全或者严重损毁的档案，经协商可以提前移交档案馆保管。

机关、团体、企业事业单位以及其他组织新设立或者发生撤销、合并等机构变动情形的，应当按照有关规定及时向同级档案主管部门报告建档或者档案处置方案，并向有关单位或者档案馆移交档案。

第十一条　县级以上人民政府应当采取措施加强本行政区域内国家档案馆建设，保障所需的馆舍以及设施设备。

国家档案馆建设应当符合有关建设标准和规范，配置无障碍设施设备，满足档案工作需要，并预留未来发展空间。

任何单位和个人不得侵占、挪用国家档案馆的馆舍，不得擅自改变国家档案馆馆舍的功能和用途。

第十二条　档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全管理制度，根据档案的不同类型和保管要求进行分类存储和保管，确保档案实体安全和信息安全；发生退变、破损的，应当及时进行抢救性保护。

档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当制定档案安全应急预案，定期组织应急演练，强化档案安全风险防范，提高应急处置能力。档案安全应急预案应当报同级档案主管部门备案。发生档案安全事故的，应当立即启动档案安全应急预案，做好处置工作。

对直接接触档案的工作人员，应当采取必要的劳动保护措施。

第十三条　县级以上档案主管部门应当会同有关主管部门、档案馆建立健全本行政区域内重大活动和突发事件档案工作机制。

重大活动和突发事件的办理或者应对部门，或者专门设立的临时机构，应当同步明确专人负责相关档案的收集、整理和保管，并按照规定向档案馆移交。

档案馆可以根据需要，提前介入重大活动和突发事件档案工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动和突发事件档案；有关单位应当为档案馆开展工作提供支持。

第十四条　机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强对建设项目档案、科学技术研究档案、设备仪器档案、产品档案等科技档案的收集、整理和归档，并按照规定做好移交工作。

重点建设项目、重大科学技术研究项目应当按照国家有关规定进行档案验收、鉴定，档案主管部门和项目主管部门应当派工作人员参加。

第十五条　县级以上人民政府应当将符合条件的红色档案列入红色资源名录予以保护。档案主管部门应当定期组织开展红色档案资源普查和专项调查工作，建立数据库。

档案馆以及其他档案保管单位应当建立红色档案专题目录和全文数据库，对红色档案采取分级保护措施，重要、珍贵的红色档案应当优先开展抢救和修复。

鼓励和支持档案馆以及其他档案保管单位与党史研究机构、地方志工作机构、高等院校、科研院所、博物馆和图书馆等单位加强交流合作，协同开展红色档案保护利用、理论研究、宣传教育等活动，推动红色档案研究成果转化和应用。

鼓励档案馆开发利用馆藏红色档案，建立各类教育基地，开展编纂出版红色档案史料和举办专题展览、公益讲座、媒体宣传、制作微视频等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育。鼓励机关、团体、企业事业单位以及其他组织、个人依托红色档案进行文艺作品的创作和传播，弘扬红色文化。

第十六条　鼓励和支持通过采集口述史料、建设专题数据库等方式，开展非物质文化遗产、地方文化习俗、民族风貌、历史文化名城名镇名村、传统村落、传统手艺技能、特色品牌、历史人物等特色档案的收集、整理、保护、利用。

鼓励和支持珍贵特色档案申报档案文献遗产，做好档案文献遗产保护利用工作。

第十七条　档案主管部门可以依托国家档案馆，对属于国家所有的具有永久保存价值的，反映经济、政治、文化、社会、生态文明等方面活动的档案目录数据进行分类汇集，并建立专题档案数据库。

第十八条　档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等相关服务的，应当审核受委托的档案服务企业的安全保障能力和业务资质，签订委托协议，约定服务范围、质量和技术标准等内容，对受托方的服务进行全程指导和监督，并对完成情况进行评估，确保档案安全和服务质量。

档案服务企业应当具备国家规定的条件，遵守有关安全保密规定，接受档案主管部门的监督和指导。

鼓励和支持档案服务企业成立行业组织，加强行业自律和信用体系建设，推动行业公平竞争和有序发展。

第十九条　国家档案馆应当建立健全档案开放制度，按照规定时限进行档案开放审核后，将无需限制利用的档案向社会开放，并公布开放档案的目录。

馆藏档案的开放审核，由国家档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。档案形成单位或者移交单位应当在收到国家档案馆函询意见后及时回复；不同意开放的，应当说明理由。国家档案馆对档案形成单位或者移交单位回复意见有异议的，可以提请同级档案主管部门处理。

尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交进馆时附具档案到期开放、限制利用、密级变更和解除、政府信息公开属性等意见和建议。

档案主管部门应当加强对档案开放审核的统筹协调。对有关单位不按照规定开放和审核的，档案主管部门接到投诉举报后，应当及时依法处理。

任何单位和个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。单位和个人发表著作等需要公布档案的，应当征得档案所有者或者其授权的档案保管单位同意，并注明所公布档案的出处。

第二十条　档案馆应当创新档案服务形式，强化服务功能，简化利用手续，多途径、多渠道、全方位推进档案查询利用服务；统筹利用各类档案资源，强化资政育人功能，加强智库建设，利用智库力量开展围绕党委和政府中心工作的档案编研和信息服务，有关单位应当支持和配合。

鼓励档案形成单位或者保管单位通过编写大事记、组织沿革、制度汇编、基础数据集以及举办档案展陈、拍摄专题片等方式，积极开展档案利用工作，发挥档案价值。

依法向社会提供利用档案，应当以复制件代替原件。数字、缩微以及其他形式的档案复制件载有档案保管单位签章标识的，具有与档案原件同等的效力。

利用档案涉及国家秘密、知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律法规的规定。

第二十一条　县级以上人民政府应当将档案信息化纳入本行政区域信息化发展有关规划，保障档案信息化所需经费，加强档案信息化建设。

档案主管部门应当完善与网信、数据、保密、密码等主管部门以及通信管理机构的协同工作机制，共同推进档案信息化。

省档案主管部门应当会同省数据主管部门依托公共数据平台推进档案管理一体化平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用。

第二十二条　档案馆应当加强数字档案馆建设，运用现代信息技术，对档案实体和档案数字资源进行收集、管理、保存和利用。

机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当将档案信息化纳入单位信息化总体规划；加强档案信息化建设，强化工作协同，完善办公自动化系统、业务系统归档功能。鼓励有条件的单位建设数字档案室。

第二十三条　机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强电子档案管理信息系统建设，具有保存价值的电子文件及其元数据应当全部归档，实现对电子档案的全过程管理。

电子文件归档应当符合国家和行业数据标准要求，确保来源可靠、程序规范、要素合规。经档案主管部门或者其他具备电子档案管理评估能力的机构进行评估达到国家相关要求的，可以仅以电子形式归档和管理。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第二十四条　档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当按照国家有关规定开展传统载体档案数字化工作，建立档案数字资源的检测、备份、迁移等工作机制，对重要档案数字资源采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质进行异质异地备份，并定期检测。

档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当应用人工智能、大数据等新技术拓宽档案数字资源应用场景，推动在民生需求、政务服务、社会治理等领域的应用。

鼓励和支持档案馆建设电子档案备份中心，提供电子档案备份服务。

第二十五条　档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当按照国家网络安全等级保护、数据分类分级保护以及保密等要求，健全档案信息系统、数字资源安全保密防护体系和灾难恢复机制，对档案数据进行分类分级保护。发生重大档案信息安全事件的，应当立即采取保护措施，并向档案主管部门报告。

第二十六条　国家档案馆和机关、群团组织、国有企业事业单位应当依法做好档案统计工作，定期向档案主管部门报送本单位档案工作情况。

档案主管部门应当对档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织经常性开展监督检查，对具有永久保存价值的档案、重大活动和突发事件档案、新设立或者发生机构变动的单位档案、委托服务的档案进行重点检查，并向上级档案主管部门报送本行政区域档案工作情况。

档案主管部门发现档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织存在档案安全隐患的，应当责令限期整改；有关单位应当及时消除档案安全隐患，并向档案主管部门报告整改情况。

第二十七条　档案主管部门应当加强档案行政执法，通过信息共享、联合执法、案件移送等方式，与相关主管部门建立执法协作机制。

第二十八条　档案服务企业及其从业人员违反法律法规，谋取不正当利益、扰乱市场秩序的，由有关行政机关依法查处并按照国家和省有关规定将违法情况归集到社会信用信息共享平台，实施联合惩戒。

第二十九条　违反本条例规定，法律、行政法规已经规定法律责任的，从其规定。

第三十条　本条例自2026年1月1日起施行。1998年11月28日湖南省第九届人民代表大会常务委员会第六次会议通过的《湖南省档案管理条例》同时废止。